Il PDF è uno strumento prezioso per scambiare documenti elettronici in modo efficiente e affidabile.
Questo formato è molto diffuso, ma presenta alcuni limiti, in particolare nella possibilità di modifica. Con un convertitore PDF è possibile trasformarlo in molti altri formati editabili.
In rete sono disponibili diversi strumenti di modifica dei PDF, sia online che per desktop, gratuiti e a pagamento.
Se non conoscete i criteri da adottare per la scelta del miglior convertitore, questo articolo vi aiuterà a valutare gli aspetti più importanti da considerare per scegliere il miglior convertitore PDF gratuito.
Criteri più importanti per la scelta di un convertitore PDF gratuito
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Verifica della dimensione massima consentita, elaborazione batch
I diversi sistemi gratuiti online di conversione PDF presentano dei limiti riguardo alla grandezza del file da convertire.
Occorre perciò verificare di quanti KB o MB si dispone per la conversione: se sono inferiori ai necessari, può essere utile comprimere o ottimizzare il nostro PDF, ad esempio riducendo la risoluzione e qualità delle immagini e rimuovendo metadati inutili.
Oppure, un’altra soluzione è suddividere il PDF in parti in modo da avere diversi file di dimensioni inferiori.
È inoltre importante controllare se è disponibile la conversione in batch e se presenta limiti (formati supportati, dimensioni dei file, numero di file/processi simultanei) e quali opzioni di automazione sono offerte.
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Qualità della conversione
Per stimare la qualità della conversione del PDF verso un altro formato di file, la struttura del documento convertito, il testo, le tabelle, le immagini e il layout devono essere riportati nel nuovo formato in modo fedele rispetto al PDF.
In particolare, il testo deve mantenere i caratteri, gli spazi e l’ordine generale; le tabelle devono conservare righe e colonne dell’originale; la risoluzione delle immagini deve essere la stessa e il layout preservato.
Il convertitore dovrebbe restituire un contesto grafico almeno equivalente e se il font dell’originale non è integrato nello strumento, utilizzare un font sostitutivo comparabile, senza compromettere la leggibilità, anche in presenza di variazioni di carattere o stile.
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Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR)
Per l’OCR va valutata la precisione del convertitore riguardo alla conversione degli elementi che compongono il PDF, come testo, numeri, simboli e formule.
Più in dettaglio, sarà necessario confrontare con attenzione il PDF originale e la conversione riguardo ad allineamento, struttura e anche alla capacità di riconoscere il testo in scansioni con rumore (immagini sfocate, linee di scan, distorsioni geometriche, etc)
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Disponibilità formati di conversione
I formati di conversione PDF essenziali, soprattutto perché molto utilizzati, soprattutto in contesti lavorativi, sono Word (docx), Excel (xlsx), PowerPoint (pptx), quindi, rispettivamente per testo, tabelle e presentazioni.
Una volta esportato e convertito il nostro file, dovremo controllare la conservazione dello stile, titoli, paragrafi, elenchi e font, grassetti, corsivi, ecc., e che le tabelle siano mantenute come nell’originale.
HTML. Il formato HTML è utile per pubblicare contenuti per il web e la conversione deve rispettare gli hyperlink e la struttura delle intestazioni.
PNG/JPG. La conversione in questi formati mantiene gli elementi visivi per condividere velocemente i file, ma non consente di modificare il testo.
CSV. È un formato avanzato che consente di esportare facilmente le tabelle in fogli di calcolo o database per poterle riutilizzare. È necessario considerare come vengono gestite dal convertitore le celle vuote e quelle contenenti delle virgole, e anche la presenza di intestazioni nelle colonne.
JSON/XML. Con questi formati si può esportare contenuti strutturati in formati standard. Dopo la conversione del PDF, è importante verificare la preservazione della gerarchia (es. oggetti, tabelle e set di dati) assicurandosi che i campi chiave siano corretti, le informazioni ben nidificate e i tipi di dato appropriati.
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Privacy, sicurezza e conformità
Ecco alcune verifiche da effettuare per verificare se un convertitore PDF rispetta privacy, sicurezza e conformità dei dati:
- Come e dove sono conservati i dati (data center, cloud, paesi terzi);
- Se sono previsti tempi di conservazione prestabiliti o meccanismi di cancellazione automatica;
- Se i dati sono inclusi bel backup ed è contemplata una procedura di ripristino sicuro;
- Come vengono gestiti gli accessi agli account e ai dati sensibili (es. autenticazione a più fattori);
- Quali misure di protezione (DPI, WAF, sandboxing, controllo integrità) accompagnano il servizio;
- Quali eventi vengono loggati (accessi, modifiche, trasferimenti, cancellazioni) e dove sono conservati i log e per quanto tempo;
- Se sono disponibili audit esterni (SOC 2, ISO 27001/27701, ecc.) e report di conformità e chi può accedervi;
- Se sono previste policy per privacy by design, privacy by default, gestione degli incidenti e delle vulnerabilità.
Conclusioni
Per scegliere un convertitore PDF gratuito occorre trovare un equilibrio tra funzionalità, qualità e sicurezza.
Variabili come quelle esaminate nell’articolo sono molto importanti per selezionare uno strumento affidabile che ci accompagni nelle nostre attività lavorative e personali.
